校事瞭望台

我校出台《集美大学会议费管理办法》

发布时间:2016-12-30  浏览次数:

为进一步加强和规范学校会议费管理,精简会议,改进会风,提高会议效率和质量,节约会议费开支,我校出台《集美大学会议费管理办法》。校事瞭望台以问答形式解读新办法的主要内容:

问:办法的适用于哪些会议?

答:本办法适用于学校举办(含主办、承办、协办)的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议及正式会议代表来自港澳台地区的会议(以下简称“港澳台会议”)。

问:举办各类会议如何进行审批?

答:一、学院举办的国内教学、科研业务会议。会期在3天以内且参会人数不超过30人的由所在学院院长负责审批;会期在3天以内且参会人数超过30不超过200人的由业务主管部门领导负责审批;会期在3天及以上或参会人数超过200人的由业务主管部门领导审核,报分管校领导审批。教学业务会议由教学主管部门领导审批(核),科研业务会议由科研主管部门领导审批(核)。

二、职能部门举办的国内教学、科研业务会议和管理会议由分管校领导审批。

三、各单位在华举办国际会议除了按上述程序报批外,还应提前两个月提交相关会议材料,由国际合作交流处按照国际会议审批要求,协助向上级主管部门报批。

四、各单位举办港澳台会议除了按上述程序报批外,还应提前二个月提交相关会议材料,由学校港澳台办向上级主管部门请示相关办理程序。凡属需要报批的港澳台会议,应按上级主管部门要求进行报批。

问:办法对各类会议会期和规模有何规定?

答:一、国内业务会议的外地代表会议报到和离开的时间,合计不得超过2天。学术会议、学术论坛、学术研讨会原则上会期控制在3天以内,项目评审会、项目座谈会、项目答辩会等原则上控制在1天以内,其中,工作人员控制在会议代表人数的10%以内。

二、国内管理会议会期按照批准文件,根据工作需要从严控制:

(一)校领导班子参加的全校性会议会期按照批准方案,结合工作需要从严控制,其他会议会期原则上不得超过2天;传达、布置类会议会期不得超过1天。会议报到和离开时间合计不得超过1天。

(二)校领导班子参加的全校性会议的参会人员,根据会议性质和主要内容确定,严格限定会议代表和工作人员数量;分管校领导参加的全校性会议参会人员原则上不得超过200人(不含旁听师生),其中,工作人员控制在会议代表人数的8%以内。

(三)其他管理会议(包括各单位召开的工作会议、小型总结会、布置会、交流会、座谈会、检查会、考核会等)参会人员一般不得超过50人,其中,工作人员控制在会议代表人数的6%以内。

三、在华举办国际会议会期原则上不得超过3天,会议报到和离开时间合计不得超过2天。未经批准不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。除特殊情况报经批准外,国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。

四、港澳台会议会期原则上不得超过3天,会议报到和离开时间,合计不得超过2天。工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内。

问:会议地点能安排在学校之外吗?如何进行审批?

答:会议地点原则上安排在本校;因委托方或合作方指定办会地点等特殊原因,需要在校外召开的,仅限在四星级以下(含四星)饭店召开,应提供书面申请报业务主管部门审批;国际会议需要在四星以上饭店召开的,应书面说明情况并提供有效证明报业务主管部门及分管校领导审批。会议费按照协议价格结算,在综合定额标准内据实报销。

问:会议费开支范围有哪些?标准是多少?

答:会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等;国际会议开支范围还包括同声传译设备和办公设备租金费用、宴请费用、志愿人员费用、翻译费用等。

会议费开支实行综合定额控制,综合定额标准是会议费开支的上限,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。会议费综合定额标准如下:

单位:元/人·天

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

国内业务会议

400

150

110

660

国内管理会议

300

150

100

550

在华举办国际会议

700

200

300

1200

港澳台会议

500

150

110

760

问:举办各类会议能向参会人员收取费用吗?收取的费用如何使用?

答:对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用。对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则或国际会议惯例,各单位可以适当向参会人员收取会议费。收取会议费的标准应在会议费预算表列明,收取的费用应全部纳入学校财务统一管理。会议报销应优先使用收取的会议费。会议费报销后如有结余,转入各单位公用经费用于补充教学、科研支出。

问:如何办理会议费报销手续?

答:各单位在会议结束后应当在一个月内办理报销手续,原则上要求一次性报销完毕。会议费报销时应当提供:

(一)会议审批文件;

(二)会议通知;

(三)会议预算表和会议决算表;

(四)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式,同时对未能提供会议签到表的原因进行补充说明);

(五)会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证;

(六)举办国际会议或港澳台会议(需要审批)的还需提供批准办会的文件。

问:举办各类会议时,有哪些行为是明令禁止的?

答:《集美大学会议费管理办法》第二十三条、第二十四条明确规定:

严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐应严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴,不上烟酒;会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品

详细内容请查阅:《集美大学会议费管理办法》。



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